不会写E-mail 还敢拼职场?
『作者:Chopin』『最后更新:2014-12-03』『浏览次数:..』『关闭
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  小邮件暗藏大心机


  ●E-mail是网络社交里见字如见面的个性名片。尤其是初识的两个人,除了电话联络,业务沟通更多依仗的是电子邮件。在与对方未曾谋面的情况下,我们通常都会通过对方邮件里透露的点滴信息来做出各种判断。如,对方的态度是否积极、对于合作是否有诚意,以及是否尊重你的创意等。如果你是掌握了主动权的发件一方,那么尤其是在E-mail的开头、结尾,乃至语气、措辞上都要多加小心了。

  ●E-mail是职场人际关系的“润滑剂”。和直白的交谈相比,文字是含蓄的、婉转的,即便是再犀利的辞藻只要是通过文字表达出来,也会生生去掉许多锐气。再加上落笔之前,你总归会在心里打一个腹稿,那些冲撞的、鲁莽的、冒失的情绪很有可能就此被排除在外。这在职场的人际关系中可是有百利而无一害的。经由这种安全系数极高的文字通道,你可以和对你的工作抱有成见的上司直抒胸臆,这样你的负面情绪得到宣泄、上司的想法你也有了一个综合而客观的了解。就像管道一样,在复杂的人事环境中各种关系也需要得到及时而有效的疏通,否则会酿成大患。所以说,一场职业危机没准就是这样有惊无险地从你面前悄声而过。

  ●E-mail还可能是你日后邀功请赏的“功劳簿”。尤其是那些BOSS临时交办的工作,你自然是全力以赴,但如果你能将邮件设置成午夜时分发送出去,不仅会给BOSS留下一个爱岗敬业的好印象,在对方心目当中你的职场表现也会因此加分哦!当然,如果你本来就是一个喜欢晚上处理工作的夜猫子,那可就要另当别论喽。

  ●E-mail其实也可成为你职场生涯的“记事本”。当然,它既不是你某年某月做了哪几件事的流水账,也不是你何时何地获得过什么样荣耀的目录表。它其实是一份只有你自己能看得懂的方程式,精准地记载着你对工作渐进式的理解与热爱。从刚入职时的热情有余、经验不足,到日后的老练果断、成竹在胸,假如你有兴趣回头看看自己的E-mail,可能还是会感慨颇多的。这样的一路,自然有着不为人知的艰辛和挫败,但也一定会有柳暗花明的欣喜和愉悦。所以,这样的一个记事本可是相当励志的。

  ●必要之时,你也可将E-mail视作最公允中立的“证明人”。有人说,职场就是一个热闹的江湖,实在是鱼龙混杂。古话说,明枪易躲,暗箭难防。如果你很怕“鹬蚌相争,渔翁得利”或者“螳螂捕蝉,黄雀在后”的事情发生,利用E-mail搞点小伎俩实属上上策。比如添加抄送,甚至密送什么的,再说这本就是举手之劳的事。

  E-mail达人的十不法则

  1微醺之后或盛怒之下绝不打开邮箱。

  小酌之后,你可能自己觉得浑身通泰,但大脑思维还在不在正常轨道上运转可不太好说。假如是怒火中烧那更是要命,提醒一下,邮箱可没有自动报警系统,对你的失控情绪也没有主动屏障的能力。在这种情况下处理E-mail,很难保持客观冷静。没准哪封一气之下发出去的邮件就能让你追悔莫及、抱憾终生。虽说现在有个什么设置可以在几秒钟之内让你改变主意,但你确定你的理智能在几秒之内恢复常态?

  2私人恩怨绝不在E-mail中提及。

  在公司,通过网络聊私人事情本来就是一件很危险的事。公司可能有网络监控不说,还很容易被抓个“现形”。那换成E-mail难道就好很多吗?答案是NO!这世上没有不透风的墙,如果你实在有个人恩怨需要一吐为快,茶水间、吸烟室,或者咖啡屋,虽然都不是什么最好的选择,但也总比你白纸黑字的给人留下证据强。记住,作为职场的E-mail达人,“公私分明”绝对是最为明智的黄金法则。

  3绝不用E-mail来表达对别人的讥讽和嘲笑。

  可能是你随性而致的一点幽默细胞起了作用,也可能是刚才走廊相遇时对方的会心一笑给了你胆量,你突然想在邮件里开对方一个小玩笑,或者就他(她)的一点失误小小地嘲弄一下。对不起,除非对方是你职场的骨灰级密友,否则这样的玩笑最好还是不要开。或许下班后,那样的行为不会妨碍你们的情谊;但人在职场,适当的礼仪还是要讲究的。何况,那样的E-mail很容易被人断章取义,如果因此而引火上身岂不是更不着调?

  4绝不会省略对对方的称呼,更不会乱称呼。

  能用“您好”,绝不用“你好”,除非你确定自己是上级或长者。虽然收件人知道你是谁,但你的E-mail也不能省略对对方的称呼。如果对方有职位要称呼职位,如果不清楚就用某某先生、某某女士来替代。如果是熟悉的双方可以用彼此习惯的称呼方式,但仅限于非正式邮件。“乱称呼”,指的是管谁都叫经理,请问,真遇到比经理职位高的怎么办?还有就是称呼对方时可省去“副”字,不要跳级更不要给人降级。

  5绝不吝啬礼貌用语及适度赞美。

  收发E-mail也需要一定的职场礼仪,有的时候,你觉得是客套、显生分,赞美别人也是多余的肉麻。但事实上,“请”“谢谢”“麻烦”这样的礼貌用语不仅是人际关系的敲门砖,对对方适度的恭维与肯定,还是人与人之间情感的“黏合剂”。

  6不会把老板也作为收件人之一。

  这里其实是有一个写作技巧在里面。BOSS因为身份特殊,势必需要你谨慎对待。如果你希望了解一件事,可以在发送他人的同时抄送给你的老板;如果你有一个提案需要征求大家意见,也可选择抄送老板;如果同时征求老板意见,则单独写给他(她),或在抄送的同时,在正文当中单独注明“请领导指教”。

  7不会眉毛胡子一把抓,没有层次、缺少重点。

  邮件不是散文,最忌神散形也散。而且重点不突出的后果就是让人半天摸不着头脑,耽误正事不说,还容易给人留下一个办事不利索的印象,这可直接影响到你日后的职场进阶啊!有话你可以一段段说,以递进的方式也好,以先主后次的方式也罢,做到条理清楚,对自己工作思路的清晰也是有帮助的。

  8不会忽略对对方的感谢。

  还真有人对此专门做了调查,最后,统计显示邮件回复率低的一个主要原因就是因为有些人没有感谢的习惯。事实上,无论是寻求合作、请教问题、请人相助或哪怕只是告知,都应该以诚挚的口吻感谢对方的善意配合与理解。那些将领导艺术拿捏得很好的人,即便是命令对方与自己合作,也会送上一句感谢来适时体现自己的个人修养与内涵。

  9结束语不会过于累赘或重复。

  有时你可能是无心的,比如已经打算结束了,一句“祝好”刚写完,又觉得意犹未尽或者似乎有所遗漏,于是,又回到正题。再次收尾的时候,很可能不自觉地又顺手补上一句“祝顺利”。殊不知,拖泥带水的后遗症就是这样留下的。解决办法是,在送上结束语之前仔细通读一遍邮件,看看有无遗漏、有无别字,其实花不了多少时间,但省却了很多麻烦。

  10末尾不会不署名。

  你可能觉得不用见外,署名能省就省了。但没准对方收到要找你的时候,正因为没有署名,还需要另花时间去查找这封邮件的出处以及你的联络方式。对方的工作效率因此大打折扣不说,你可能也失去了在第一时间得到有效反馈的最佳时机。其实,署名不仅是尊重对方,也是尊重自己、宣传自己的方式。当然,事先设置好签名档并附上自己所有的联络信息,那才是一劳永逸的聪明之举。

(责任编辑:郑洋洋)

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