如何成为职场中的沟通达人?
『来源:文:Joe丨专案管理生活思维』『最后更新:2015-05-06』『浏览次数:..』『关闭
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    我跟Bryan都是念工程出身的。

  会念工程,就是因为我们都不是极度活泼外向的人。但离开学校后,我们却都一直在做着跟专案管理相关的工作。管理跟工程最大的差异,在于各类管理以及人的问题上,通常都没有唯一解。是不可能有个什么公式加减成除一番就得出最适答案,而必须透过常态的沟通与协调,来说服他人、整合意见、解决质疑、或是赢取共识。

  很多书也常在讲,一个专案经理在沟通上可能会占去他超过八成以上的时间。可是读工程出身的我们,沟通并不是天生的强项。所以在这样冲击中,我们就只能想办法自我调整,来让工作能顺利推展。

  不过,这样的自我调整,却让我们在专案工作十几年下来,对沟通其实有些很不一样的体悟。

  很多人讲到沟通,直觉想到的可能是要很会侃侃而谈、把一群人逗得哈哈大笑,或最起码说话要像主播一样声音清楚、抑扬顿挫等。但我们发现一个对很多人而言可能是好消息的观点:专案上的沟通,甚至整个职场上的沟通,其实不需要你外向、能不断说话、能有一箩筐笑话、能跟所有人瞬间打成一片。你也不需要像电视主持人一样语调清澈、声音甜美、滔滔不绝。相反的,就算你是内向沉默的人,把握住几个重点,你一样能在职场上沟通无碍,并促成与他人的合作。

  这些重点是什么呢?

  1.任何工作,先想利害关系人是谁,找出他们的关切议题,并主动出击。

  专案管理很重视管理「利害关系人」,也就是会因此专案执行后得益或遭于麻烦的那群人。所以专案经理通常得在专案开始前推敲他们要什么,以此来争取他们的支持。

  职场跟专案是完全一样的概念。我们的工作其实都会影响很多人。只是大部分人往往只重视老板或是客户的需求。但实际上,我们周围有同事、上面有主管以及主管的主管、对外有客户、对下有部属。这些人在工作上面就算跟我没有直接的往来,也可能有间接上的影响。

  举例来说,小李想在内部推展一个他觉得不错的电脑系统。他若只思考老板希望要什么或这系统能对公司有什么好处,然后以此去说服别的部门一起参与,很可能会发现自己沟通了半天别人却要不是没兴趣、不然就是配合得很消极。

  但他若愿意从「其他同事」的角度思考一下,就会发现这一切其实很容易理解。其他同事虽然可能同意这电脑系统很好,可是自己得多花时间输入一些资料,必然也会因为工作量而害怕。最终当然大家就不会多兴奋的配合这件事。

  若小李能一开始就理解这心情,思考这系统对当事人本身能带来什么好处,并以此来做为沟通主干。大家理解这件事情对自身的价值,自然就会有兴趣想尝试看看了。

  所以沟通协调的第一步并不在话语上,而在于情势的分析。搞清楚周围每个人对自己工作影响力的大小,以及他们要什么、关注什么资讯,后续才能发展出对的沟通策略来。

  2.规划与准备让你的论点有所依据

  专案管理训练让我学到的另一个重点,在于老板交代工作后,先不要急着展开,而应该花些时间作思索一下整个情势,并做出一个方便日后沟通用的规划。尤其在一些可能有争议、误解、或是需要协商之处,我们该尽量让规划详尽——必须把心里想的事情,尽量视觉化的让别人能轻易解读。

  这在各类工作上其实都很重要。因为大部分涉及多人的工作其实没有绝对的单一答案。我们的作法与看法,必然会有些人无法理解。他们可能是没想得周全、可能是有所误解、可能把状况想的简单,所以若我们只是口头的去跟别人协调,希望别人照着自己的方案走,那可能两边毫无交集。但若我们能提供一些书面的东西,并把工作规划背后的原因交代清楚,大家就比较能聚焦,讨论的进展也会加速的多。

  举例而言,小陈的某个工作一定得要隔壁部门派人支援。小陈绝对不该空着手去找隔壁部门的主管来讨论。因为对方很可能不认为这工作有这么复杂,或是不觉得这工作有这么急迫。但若小陈做了一些完整的分析,清楚解释为何这工作非他们支援不可、也说明若无法获得他们的支援状况可能会变成如何、几个对方可能会建议的其他选项又为何不可行。准备各类的说明情境,并尽量图表化、文字化、或视觉化,就能让别人更容易理解他的论点。

  别忘了,职场大部分人都很忙,唯有我们先让别人知道自己有清楚想过这问题,并把各种状况都事先分析过,别人才会认真以对。而准备充分,并让论述有所本,是沟通成败的另一个起点。

  3.交换与平衡的能力

  专案管理教大家另一个重点就是面对各类变化时,我们要从「专案金三角」上思考如何交换与平衡。一般的工作也是一样。当碰到问题需要去与他人沟通协调时,我们也该优先想想有什么交换与平衡的方法。

  这意思是,解决问题总是要付出代价。你能付出什么代价?你又打算付出什么代价?我们永远不该期待别人「纯粹的好心」。沟通与协商顺利的关键,在于我们有能力给予别人一些价值。这有时候是当下的交换,也可能是从长期累积的人际扑满中取得。

  举例而言,小王今天临时需要别人加班来协助自己,如果平时他对这些工作伙伴都不理不采或态度恶劣,临时需要别人帮忙时,他不管费多大口舌别人可能都不会答应。除非小王位阶够高,有权限给他们一些好处(如奖金或是假期),再不然就是他平时就有跟大家培养好关系。

  权限毕竟是可遇不可求的东西,所以一般人最好的做法就是平时多累积「人际朴满」。这并不是要你常花钱请人家吃饭喝酒、或天天买珍珠奶茶给大家,而是在工作上累积一些对他人的帮忙与让步。

  举例而言,你知道你隔壁部门的同事最近在忙一个重要大客户的案子。他这案子跟自己虽然无关,可是你知道他需要采购某个重要的原料。他从来没接触过这一块,但刚好自己常往来的几个厂商可能有提供类似的原料。你某天在茶水间碰到他,就可跟他聊一下。说自己曾经负责过类似的工作,手上有累积一些厂商资料,方不方便提供给他参考。若你这分享对他有用,你就存了一些钱在人际扑满中。就算你是个口舌笨拙的人,以此方法累积人情,下次换你需要帮忙时,你去找他协商事情一定也会容易的多。

  小结

  虽然学习说话术对我们表达沟通会有加分,但在职场上要顺利让别人跟自己走在同样的方向上,仅靠说话术与口语魅力是绝对不够的。必须要先理解别人的需求,让自己的每次沟通都充分准备,并随时思考如何能够透过实质的利益来争取别人的支持,甚至持续累计人际补满的内容。若能有意识的持续做这样的事情,我们在职场上的沟通成功率自然会节节上升的!

(责任编辑:郑洋洋)

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